Staf administrasi merupakan salah satu posisi yang selalu ada di setiap perusahaan. Meski bukan posisi yang tinggi, akan tetapi masih banyak yang meremehkan pekerjaan sebagai staff administrasi.
Staf administrasi merupakan salah satu posisi yang selalu ada di setiap perusahaan. Meski bukan posisi yang tinggi, akan tetapi masih banyak yang meremehkan pekerjaan sebagai staff administrasi.
Kebanyakan orang akan berpendapat bahwa tugas sebagai staf administrasi hanya sekedar mengurus laporan yang masuk dan keluar saja. Pada kenyataannya tanggung jawab sebagai administrasi cukup banyak dan tidaklah mudah. Selain itu, ada juga yang meremehkan kalau gaji di posisi staf administrasi di semua perusahaan sangat kecil, padahal belum tentu benar.
Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja Staf Administrasi
Tanggung jawab staf administrasi
Staf administrasi di setiap perusahan memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Namun ada pekerjaan utama yang tidak memandang jenis perusahaan. Berikut ini adalah deskripsi kerjanya :
- Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staf administrasi dari divisi lainnya jika ada acara gabungan seperti meeting atau yang lainnya.
- Mengumpulkan, menyusun, dan menyimpan dokumen penting perusahaan dengan baik.
- Bertanggung jawab pada ketersediaan alat tulis kantor.
- Melakukan manipulasi pada data statistik jika ada situasi yang mendesak
Meski terlihat sederhana, namun pekerjaan dari staf administrasi tidak semudah itu. Misalnya saja ketika akan membuat surat maka harus memastikan bahwa ejaan di dalam surat tersebut tidak ada yang salah. Selain itu, pastikan juga semua operasional perusahaan berjalan lancar dan juga terkoordinir baik ke bawah maupun ke atas.
Peran Staf Administrasi
Staf administrasi harus selalu siap dalam segala kemungkinan atau situasi yang tak terduga. Anda dituntut untuk menguasai jadwal atasan secara penuh.
Jika perusahaan sudah cukup maju dan menggunakan sistem online, biasanya jadwal tersebut akan masuk ke kalender elektronik atau Google Calendar setiap orang. Dengan sistem tersebut, para pimpinan juga bisa mengakses jadwal mereka sendiri.
Namun, ada saja para karyawan atau pemimpin perusahaan yang kurang memperhatikan Google Calendar, sehingga para staf administrasi atau sekretaris juga dituntut untuk memiliki organisasi waktu yang baik. Bukan hanya itu saja, dalam rapat, staf administrasi juga bisa berperan sebagai notulen sehingga keberadaannya cukup penting.
Pengembangan keahlian untuk staf administrasi
Setiap pekerjaan yang dilakukan saat ini pasti diharapkan mampu mengasah keahlian menjadi lebih baik sebagai bekal di masa depan. Meskipun pekerjaan sebagai staf administrasi tidak mudah dan sering dipandang kurang bergengsi. Namun, Anda harus mencari hal positif yang bisa digunakan untuk kelanjutan karier nantinya.
Kemampuan membuat presentasi dengan baik serta membawakannya dengan detail menjadi salah satu hal yang bisa terus diasah. Anda harus bisa memanfaatkan segala kesempatan yang ada saat ini untuk meningkatkan keahlian menjadi lebih baik.
Selain itu, ada keahlian lainnya yang bisa berkembang dengan baik jika Anda bekerja sebagai staf administrasi, yaitu kemampuan staf administrasi dalam melayani orang lain dengan baik, cepat, dan tepat. Hal ini penting agar Anda bisa memperluas jaringan kerja di tahun selanjutnya.
Kebutuhan akan digital IT sangat dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, Bead IT Consultant merupakan pilihan tepat sebagai partner anda,kunjungi website kami dengan klik link ini : www.beadgrup.com